Konferensrumsdatabasen Sverige AB – Integritetspolicy

Integritetspolicy

Inledning

Vi värnar om våra kunders och användares integritet och det är viktigt för oss att alla känner sig trygga när man använder våra tjänster och besöker våra sidor. 

Om GDPR

GDPR är Europas data och integritetslag som etablerades 2018. Ett av huvudsyftena med GDPR är att skydda individers integritet och rättigheter vad gäller personlig information.

I denna policy berättar vi bland annat om hur vi hanterar personlig information, vilka rättigheter du som interagerar med oss har och vad du kan göra ifall du vill veta mer.

Definitioner

  • Konferensrumsdatabasen i Sverige syftar till Konferensrumsdatabasen i Sverige AB 559327-9895
  • “Du”, “dig, “din” betyder den individ, organisation eller laglig enhet vars uppgifter vi behandlar
  • “Vi”,”oss”,”vår” syftar till Konferensrumsdatabasen i Sverige
  • Webbplats hemsidor/webbplatser som ägs av Konferensrumsdatabasen i Sverige
  • Cookies är små filer som lagras i din enhet i olika syften
  • Enhet syftar till exempelvis mobiltelefon, dator eller laptop
  • Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en specifik individ
  • Behandling är allt som händer och sker. Exempelvis behandling av personuppgifter syftar till allt som händer med en personuppgift.
  • Personuppgiftsansvarig är den organisation, stiftelse, förening eller myndighet som bestämmer för vilka ändamål personuppgifter ska behandlas och hur (IMY)
  • Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning 
  • Tredje part betyder en annan person, organisation, stiftelse, förening, webbsida, program, tjänst eller Konferensrumsdatabasen i Sverige av någon form

Övriga begrepp i denna policy har samma innebörd som anges i art. 4 i GDPR.

Vid skiljaktigheter går definitioner i GDPR först.

Vem är ansvarig för behandlingen av personuppgifter?

Om vi bestämmer och har möjligheten att bestämma hantering av personuppgifter är vi att anse som Personuppgiftsansvariga. I de fall där vi inte kan bestämma hur personuppgifter hanteras av exempelvis tredje part, har vi inget juridiskt ansvar för. 

Vi har gjort vårt yttersta för att samla deras information nedan där du kan läsa hur de hanterar personuppgifter. 

Vilka typer av personuppgifter behandlar vi? 

Vi gör vårt yttersta för att arbeta enligt uppgiftsminimering och enbart behandla personuppgifter som är nödvändiga för att ge dig som besökare, kund eller registrerad en så bra upplevelse som möjligt och uppfylla vår tjänst till dig. Samtidigt som vi ämnar att uppfylla de ändamål som de insamlade uppgifterna blev insamlade för. 

Anonyma icke-identifierbara personuppgifter

Vi samlar in anonyma uppgifter vid besök och användning av vår webbplats i syfte att förbättra kundupplevelsen och utveckla våra erbjudanden och tjänster. Anonyma uppgifter är inte på individnivå och kan vara saker så som antalet besök på webbplatsen, klick på knappar, geografisk belägenhet, besökslängd, besök på olika sidor och formulär samt typ av enhet eller webbläsare som används, mm.

Identifierbara personuppgifter

Vanligtvis behöver du inte avslöja din identitet för att använda eller utnyttja vår sida men i de fall där du vill bli kontaktad, begärt återkoppling eller anmält dig till ett event eller liknande kan vi komma att behandla dina personuppgifter. 

Främst nedan angivna typer av personuppgifter är de uppgifter som vi kan få tillgång till när du kontaktar oss, ingår ett avtal, eller i övrigt samband med utförande av våra tjänster eller ett uppdrag som vi har blivit anlitade att utföra:

Namn, personnummer, telefon, e-post, adress, användar-ID, organisation/arbetsställe, titel eller övriga personuppgifter. 

Vilka personuppgifter samlar vi in? 

Vi kan samla in olika typer av personuppgifter när du interagerar med oss eller våra tjänster på olika sätt. Det är upp till dig vilken information du vill göra tillgänglig för oss och när. 

När du besöker vår webbplats

När du besöker vår webbplats kan vi komma att behandla personuppgifter, beroende på vilka uppgifter du väljer att dela med dig utav. Den information som samlas in vid användning av webbplatsen sker enbart vid ditt godtycke. 

När du fyller i ett formulär

När du väljer att fylla i ett formulär kan vi få tillgång till personuppgifter som används för att interagera med dig, besvara frågor och rendera tjänster du efterfrågat. Information som kan samlas in: 

  • Namn
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Övrig information du väljer att dela med dig utav

Grund för behandling: Samtycke

Uppgifter vi får från tredje part

Vi kan använda oss av marknadsföringsmedel i form av ex Google eller Facebook (se kompletterande information under rubriken om marknadsföring). Dessa plattformar kan komma att samla in olika typer av information för att fungera korrekt och ge oss möjlighet att kostnadseffektivt exponera vårt varumärke och våra tjänster. Nedan uppgifter kan samlas in i marknadsföringssyfte. 

  • Klick ID
  • Enhetstyp (dator, mobil eller laptop)
  • Webbläsare
  • Element ID (knappar, rutor, bilder eller element som webbplatsen är skapad med)
  • Köpprocess (vilka webbsidor som är besökta innan ett köp/samtal)
  • Knapptryck
  • Val av produkter och tjänster
  • Sidbesök
  • Sidnyttjande (exempelvis hur stor andel av hemsidan som nyttjas)

Grund för behandling: Berättigat intresse.

Dessa uppgifter analyserar vi för att genomföra bättre marknadsföring och möjlighet att kunna ge en så bra användarupplevelse som möjligt genom att kunna skapa webbsidor som våra besökare vill använda. Eftersom marknadsföring kan justeras över tid och likaså de uppgifter som samlas in så kan utsträckningen över vilka uppgifter som samlats in förändras över tid.

Hur länge sparas personuppgifter och var?

Vi gör det vi kan för att enbart spara de uppgifter vi behöver i den längd som de behövs för. Sparar därför enbart i upp till 36 månader om inte andra krav ställs i form av lagar eller om personen/entiteten fortsätter att interagera och kommunicera med oss vilket kan förnya insamlandet. 

Vi gör vårt yttersta för att följa de lagar och regler som ställs på säkerhet och konfidentialitet och strävar därför efter att enbart lagra information inom EU/EES. Om uppgifter lagras utanför gör vi det vi kan för att säkerhetsställa att rätt säkerhet och konfidentialitet

upprätthålls. 

Hur delar vi med oss av personuppgifter?

Vi kommer aldrig att sälja dina uppgifter till tredje part men vi kan komma att behöva dela personuppgifter för att kunna erbjuda dig bästa möjliga service, ge dig en bättre upplevelse eller följa lagar, regler, skydda våra intressen och utveckla vår verksamhet i marknadsföringssyfte. 

Vid delning av personuppgifter ingår vi i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Exempel på tjänsteleverantörer och tredje part är leverantörer av: 

  • Leadmanagement-system
  • CRM-System
  • Marknadsföringsföretag och agenturer
  • Redovisningskonsulter
  • Dokumenthanteringssystem m.m.

Uppgifter som samlas in i marknadsföringssyfte

Observera att verktygen som listas i följande underavsnitt kanske inte används konstant.

Vi använder oss utav annons-plattformar i marknadsföringssyfte för att nå ut till nya potentiella kunder för att marknadsföra, informera om och utveckla våra tjänster och vårt Konferensrumsdatabasen i Sverige. Det är viktigt för oss att vår annonsering är relevant och intresserar de vi annonserar till och därför kan vi samla in information om klick och åtgärder på vår webbsida. 

Google Tag Manager

Vi använder oss av Google Tag Manager som tillåter oss att samla webbplatstaggar i ett centralt gränssnitt. Google Tag Manager använder inga cookies och samlar inte någon personlig information. Google Tag Manager utlöser enbart andra taggar som i sig kan samla viss information. Verktyget Google Tag Manager får inte tillgång till denna information. 

Mer information här.

Verktyg

För att hemsidan skall fungera korrekt och för att ge dig som besökare en så bra upplevelse som möjligt använder vi oss av följande verktyg.

Google reCAPTCHA v2

Denna webbsida använder sig i vissa fall utav Google reCAPTCHA v2 för att vi skall undvika missbruk av våra formulär. Information som Google samlar in är hård- och mjukvaru information om enhet och applikation för en integritetskontroll. Uppgifterna går ej att användas för målgruppsinriktade annonser. 

Här kan du läsa mer om Google och Youtubes integritetspolicy: https://policies.google.com/privacy

Youtube och Vimeo

Vår webbplats använder sig av Youtube och Vimeo videor för att förbättra användarupplevelsen av vår webbplats. Vi har inget inflytande över vad Youtube och Vimeo samlar in. Är du inloggad på ditt Youtube konto kan Youtube associera ditt konto med den video du spelar upp. 

Här kan du läsa mer om Google och Youtubes integritetspolicy: https://policies.google.com/privacy

Opt-out och annonsinställningar på Youtube

Du kan läsa mer om och kontrollera dina annonsinställningar på Youtube här. 

Du kan frånsäga dig på vår webbplats. Mer information i vår Cookie Policy.

Tawk.to

Tawk.to är en molnbaserad chattplattform som erbjuder företag och organisationer möjligheten att lägga till en chattwidget på sin webbplats eller mobilapp för att interagera med sina besökare i realtid. När det gäller personlig information, kan Tawk.to samla in och lagra viss data om användarna som använder chatten. Det kan inkludera deras namn, e-postadress, IP-adress och geografisk plats. Dessutom kan chatttranskript och besökshistorik också sparas. Detta kan användas av företag för att förbättra kundupplevelsen, följa upp på supportförfrågningar och för att samla in användbar data för marknadsföring och affärsanalys.

Det är viktigt att notera att Tawk.to är en GDPR-kompatibel plattform och följer strikta säkerhetsåtgärder för att skydda användares personuppgifter. Användare kan också välja att inte dela med sig av viss information genom att stänga av vissa spårningsfunktioner eller inte lämna ut sin personliga information i chatten.

.

Vilka säkerhetsåtgärder kan vidtas av oss?

För att göra vårt yttersta för att skydda din integritet och personuppgifter vidtar vi olika säkerhetsåtgärder. All tillgång till personuppgifter är skyddat med lösenord. 

Vilka är dina rättigheter enligt GDPR?

Vi tror på att ge alla våra besökare och kunder lika information och rättigheter. 

Nedan är de rättigheter du har enligt GDPR vad gäller dina personuppgifter:

  • Rätten att få information
  • Rätt att få tillgång till uppgifter
  • Rätt att få rättelse av uppgifter
  • Rätten till radering
  • Rätten till begränsning av behandling
  • Rätten till dataportabilitet
  • Rätten att invända
  • Rätten att undvika automatiskt beslutsfattande

Vissa av rättigheterna gäller enbart i vissa situationer varvid vi gör vårt yttersta för att uppfylla dina önskemål när de är lagligt och möjligt för oss.

Du har rätt att åberopa dina rättigheter när du vill och du har rätt att begära ett registerutdrag vilket sker utan kostnad. 

För att åberopa en av dina rättigheter behöver du kunna identifiera dig tydligt för att undvika att begära uppgifter från annan person. För att skydda personuppgifterna är det viktigt för oss att du ger oss tillräckligt med underlag för att vi skall kunna göra en bedömning nog för att avgöra att du är du. 

Uppdateringar av denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna policy när vi anser att det behövs på grund utav exempelvis lagförändringar eller andra externa/interna förändringar som kräver att vi behöver uppdatera delar eller hela policyn. 

Policyns uppdateringar kan ske vid behov och utan information eller föregående information om ändringar. Se därför till att besöka denna sida regelbundet för att hålla dig uppdaterad och informerad om de senaste ändringarna. Du ansvarar själv för att läsa igenom och ta till dig vår integritetspolicy och hålla dig uppdaterad.

Vid inträffade personuppgiftsincidenter

Om det skulle inträffa en incident relaterat personuppgifter där vi anses vara personuppgiftsansvariga kommer vi att anmäla detta till Integritetsmyndigheten (IMY). 

Om vi anser att du behöver informeras kommer du att få information via tillgänglig kommunikationskanal.

Kontakta oss

Vi gör vårt yttersta för att bistå dig med den information du söker så kontakta oss gärna om du har tankar eller funderingar kring hur vi hanterar personuppgifter.

Observera att beroende på förfråga så kan vi komma att behöva styrka din identitet för att undvika att personuppgifter hamnar i fel händer. 

Vi försöker svara på legitima önskemål inom en månad.

Nedan hittar du kontaktuppgifter gällande personuppgifter:

Du har även rätt att kontakta den svenska tillsynsmyndigheten för att lämna klagomål.